Сейчас на сайте
Сейчас на сайте 0 пользователей и 0 гостей.

Группа внедрения

На группе внедрения лежит основная нагрузка по выполнению работ, связанных с внедрением ИС на всем предприятии. При формировании группы внедрения необходимо обеспечить вхождение в ее состав представителей всех служб предприятия, затрагиваемых внедрением.

Чтобы быть эффективной, группа внедрения, как правило, должна быть небольшой по численности. Для внедрения и эксплуатации интегрированной ИС класса предприятия, то есть системы полностью интегрирующей все управленческие функции среднего или крупного предприятия, команда внедрения должна состоять из 4-6 специалистов ИТ-отдела, из них должен быть как минимум 1 - специалист-системотехник (то есть специалист по взаимодействию прикладных задач и операционно-управляющих систем), 1 - специалист по поддержке БД и программированию. Остальные - специалисты по прикладным подсистемам, а также специалисты от подразделений, которые затрагивает проект внедрения (эти подразделения определяются на этапе определения связей проекта). Эти специалисты должны хорошо знать работу предприятия в своей области, хорошо представлять себе всю бизнес-деятельность предприятия, уметь грамотно сформулировать задачи для проекта внедрения, в идеале - иметь опыт работы с ИС.

В эту группу обычно не включаются специалисты по поддержанию работоспособности локальной вычислительной сети и технических средств связи, хотя в ряде случаев возможно частичное совмещение функций, но как правило не на этапе внедрения. Также не включается персонал, необходимый для ввода данных при "неполном охвате" или "неполной интеграции" системы, что часто встречается из-за экономии финансовых средств. Естественно, в каждом подразделении, должны быть выделены и подготовлены "квалифицированные пользователи" обеспечивающие поддержку эксплуатации функциональных блоков продукта. Как правило, в традиционную проектную группу не входят такие важные для проекта роли, как конечные пользователи и структуры, выполняющие контроль качества и обучение пользователей. Это повышает риски, удлиняет сроки проектирования, снижает качество продукта.

Если группа внедрения много меньше, то будет достаточно сложно внедрить систему на всем предприятии сразу. Кроме того, это может сказаться на качестве принятых решений. Если же группа слишком большая, то вклад членов группы, способность принятия решения и эффективность выполнения задач внедрения могут значительно упасть.

Если предприятие располагает внушительным бюджетом, позволяющим привлечь большую группу экспертов для разработки ИС, то со стороны заказчика в группу могут входить, помимо выделенных для данного проекта ИТ-специалистов, менеджеры отделов и ключевые пользователи. Следует позаботиться о том, чтобы все участники группы к моменту начала работ прошли соответствующее обучение методологии моделирования ИС, основам проектирования больших систем, а также приобрели минимальные навыки работы с будущей ИС — познакомились с архитектурой системы, основами навигации по системе, функциональным назначением подсистем и т.п.

Нецелесообразно включать в группу внедрения свыше десяти человек, так как в этом случае группа становится трудноуправляемой [4]. При необходимости увеличения количества человеческих ресурсов, задействованных во внедрении, предпочтительнее создавать несколько отдельных групп – по одной на каждое предприятие или крупное структурное подразделение. Но руководство ими осуществлять из одного центра (одним человеком). Примеры внедрений ИС показывают, что такая организация ресурсов часто способствует развитию соревновательного духа, что при умелом управлении положительно сказывается на развитии проекта.

Правило выбора членов группы внедрения заключается в следующем: « Из каждого подразделения по одному представителю, которого организация может позволить выделить под проект, и которого вы хотите видеть в группе внедрения » [4]. Члены группы внедрения должны видеть всю ситуацию целиком, для того чтобы перевести процессы предприятия на качественно более высокий уровень. Они должны уметь мыслить шире, нежели в рамках их профессиональной деятельности. Каждый член группы внедрения должен взять на себя полную ответственность за понимание своей функциональной области и областей, с которыми им приходится сталкиваться в процессе непосредственной работы на предприятии.

Члены группы внедрения должны нести ответственность за качество и сроки выполнения возложенных на них задач. Поэтому при планировании проекта необходимо оценить, сколько времени и ресурсов понадобится членам группы внедрения для того, чтобы выполнять работу в рамках проекта, а также определить сферы их ответственности. Это может потребовать передачи им дополнительных полномочий, выделения ресурсов, временного изменения их рабочих позиций.

Основное требование к членам группы внедрения: те, кто будет систему использовать, должны ее и внедрять . Члены группы внедрения должны:

  • решать, что наиболее приемлемо для данного предприятия, и предлагать соответствующие корректировки бизнес-процессов предприятия;
  • понимать слабые и сильные стороны их подразделений с точки зрения персонала и процессов при разработке процедур в своей функциональной области;
  • иметь полномочия для изменения текущих процедур, установки или изменения сферы ответственности подразделений, а также для создания или ликвидации структурных единиц или должностей в организации, связанных с рекомендуемыми операционными изменениями.

Общие обязанности членов группы внедрения:

  • брать полную ответственность за свою функциональную область;
  • посещать все собрания, связанные с внедрением, и принимать в них активное участие;
  • понимать цели и способы их достижения в рамках своей функциональной области;
  • разрабатывать детальные процедуры на основе знаний, полученных в процессе обучения и на этапе тестирования;
  • определять программные продукты, которые не поставляются вместе с системой, но применение которых необходимо в их функциональной области, а также все возможные изменения, которые могут понадобиться вносить в способы управления предприятием или в систему (что нежелательно);
  • участвовать в переносе данных в систему, а также быть ответственным за их достоверность в рамках своей функциональной области;
  • после окончания внедрения составить обзорный документ по своим функциям с целью выявления открытых вопросов.

Но и в случае эффективной проектной группы есть несколько тонких мест, на которые следует обращать внимание:

  • большая численность проектной группы может требовать очень много времени для общения, чтобы реализовать концепцию "каждый общается с каждым";
  • высшее руководство имеет ограниченный контроль за внутренними взаимоотношениями и процессами в проектной группе;
  • члены проектной группы должны полностью понимать и принимать свои роли. Основной целью работы эффективной проектной группы является создание качественного продукта. Для достижения этой цели наиболее подходят самоуправляемые малые группы, или "команды". Под качественным продуктом подразумевается такой продукт, который:
  • удовлетворяет ожиданиям заказчика и конечных пользователей; удовлетворяет проектным ограничениям;
  • соответствует реальным потребностям заказчика;
  • понятен в использовании заказчику и конечным пользователям;
  • гладко внедряется (что обеспечивается на этапе проектирования).

Имеется положительный опыт разработки и ведения проектов, когда новая организация отношений между подразделениями ускоряет иногда в несколько раз процесс создания отдельных деталей и узлов. Но применять широко этот опыт в условиях сложившихся “де-факто” отношений между подразделениями повсеместно и для всего изделия крайне затруднительно. Проблем возникает столько много, что даже энтузиасты не готовы идти на ломку сложившихся стереотипов. Нужно время для накопления опыта, нужны новые подходы к решению проблем. Одним из начальных моментов можно считать целесообразность создания временных рабочих групп для работы над единым проектом для выработки методики работы и основных, возможно, новых подходов в конструировании, которые должны стать стандартными для последующих проектов (например “конструктор детали - конструктор оснастки”).