Сейчас на сайте
Сейчас на сайте 0 пользователей и 0 гостей.

Создание сообщений

Для сообщений Outlook в конфигурации «Корпоративная или для рабочих групп» по умолчанию используется формат RTF . При установке Outlook в конфигурации «Только Internet» по умолчанию используется формат «Обычный текст», но пользователь может использовать Microsoft Word в качестве редактора электронной почты.

Использование Microsoft Word в качестве редактора позволяет применять таблицы, формулы, поля и другие средства форматирования. Задать Microsoft Word в качестве редактора можно по алгоритму:

  1. Выполнить команду СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ
  2. В диалоговом окне «Параметры» на вкладке «Сообщение» установить флажок «Использовать Microsoft Word как редактор сообщений
  3. Щелкнуть по кнопке ОК

Outlook позволяет создавать сообщения из любой папки. Для этого в папках «Входящие», «Исходящие» или «Черновики» просто необходимо щелкнуть по кнопке «Создать сообщение» на стандартной панели инструментов. В других папках следует по стрелке вниз, расположенной рядом с кнопкой «Создать» и выполнить команду «Сообщение».

При отправке сообщений пользователь может выбрать почтовый формат и редактор почты. Для этого следует:

  1. Выполнить команду ДЕЙСТВИЯ/НОВОЕ СООБЩЕНИЕ
  2. В открывшемся меню выбрать требуемый бланк или команду для выбора бланка
  3. В этом же меню выбрать почтовый формат HTML (без бланка), RTF , TXT , Microsoft Office или Microsoft Word ( HTML ). Разница между Microsoft Word ( HTML ) и Документ Microsoft Word заключается в том, что использовании первого формата разрешается применять различные средства Outlook (цифровая подпись, личный бланк и т.д.), а при выборе Документ Microsoft Word - созданный документ вставляется в сообщение, как обычный документ Word
  4. При выборе пункта меню Microsoft Office появляется возможность использовать дополнительные форматы, набор которых зависит от приложений Microsoft Office, установленных в системе ( Access , Excel , Power Point , и др.)

Самый простой и легкий способ отправки сообщения – просто ввести текст в окно сообщения и щелкнуть по кнопке «Отправить».

Для отправки сообщения из почтовой папки необходимо:

  1. Щелкнуть по кнопке «Создать сообщение» на стандартной панели
  2. В окне сообщения щелкнуть по кнопке «Кому»
    • в диалоговом окне «Выбор имен» в списке «Источник адреса» указать нужный список адресов
    • ввести имя или часть имени в поле «Выберите или введите имя», либо выбрать имя в расположенном ниже списке
    • при отправке сообщения нескольким адресатам их имена должны отделяться точкой с запятой
  3. Щелкнуть по кнопке «Копия (Сс)» для отправке данного сообщения группе получателей. Для отправки скрытой копии, т.е. копии не видной другим получателям, необходимо ввести имя адресата в поле «СК(Всс)»
  4. Щелкнуть по кнопке ОК
  5. В окне сообщения ввести тему сообщения или краткое его описание
  6. Ввести текст сообщения в соответствующем поле
  7. Щелкнуть по кнопке «Отправить»

После щелчка по кнопке «Отправить» почта, отправляемая на сервер Microsoft Exchange или в постовое отделение рабочей группы, пересылается немедленно. Почта, адресованная получателям в Internet, сохраняется в папке «Исходящие» до подключения к провайдеру. Для действительной отправки почты, т.е. из папки «Исходящие», необходимо щелкнуть по кнопке «Отправить/получить» на стандартной панели инструментов.

Уже отправленное сообщение может быть отправлено еще раз с внесенными в него какими-либо изменениями. Для этого следует выполнить команду ДЕЙСТВИЯ/ОТПРАВИТЬ ЗАНОВО и в появившемся окне сообщения внести необходимые изменения, а затем щелкнуть по кнопке ОК

Иногда у пользователя возникает необходимость отозвать свое уже отправленное сообщение. Провести такую операцию можно у тех получателей, которые подключены к сети и используют Outlook, а такое сообщение еще не прочитали или не переместили сообщение из своих папок «Входящие». Алгоритм отзыва:

  1. В группе «Мои ярлыки» открыть папку «Отправленные» и дважды щелкнуть по отзываемому сообщению
  2. Выполнить команду ДЕЙСТВИЯ/ОТЗЫВ СООБЩЕНИЯ
  3. В открывшемся диалоговом окне следует выполнить одно из действий:
    • установить переключатель «Удалить непрочитанные копии сообщения» и щелкнуть по кнопке ОК
    • для замены отзываемого сообщения другим установить переключатель «Удалить непрочитанные копии сообщения и заменить их новыми» и щелкнуть по кнопке ОК. Затем ввести новое сообщение и щелкнуть по кнопке «Отправить»
    • Для получения уведомления об успешности выполнения операции отзыва или замены можно установить флажок «Сообщать о результате отзыва для каждого получателя»