Сейчас на сайте
Сейчас на сайте 0 пользователей и 0 гостей.

Outlook

Любая организация или предприятие – это сложный, многофункциональный механизм. От того, как работает этот механизм, зависит его рентабельность и жизнеспособность.

В современном мире информационных технологий пользователи, как правило, уже не страдают от недостатка информации. Напротив, насущной задачей стал выбор и структуризация актуальной информации, а также ее коллективная обработка. Эта задача становится еще более сложной, если учесть, что информация часто хранится разрозненно - в календарях, папках электронной почты, организаторах личной деятельности, списках контактов, совместно используемых документах, на серверах Internet или локальных сетей.

Информационная система любой современной организации все в большей степени превращается в ее "центральную нервную систему". Управление документооборотом организации, долгое время остававшееся за пределами сферы автоматизации, постепенно становится одной из типовых задач информационных систем. Руководители организаций начинают требовать от менеджеров информационных систем внедрения подсистем, упрощающих и оптимизирующих хранение, структуризацию и поиск документов, обеспечивающих контроль исполнения документов и решающих другие задачи управления документами.

Эффективность работы любой организации во многом определяется ее структурой и профессионализм ее сотрудников. Однако достаточно часто можно наблюдать, что даже при наличии высокопрофессиональных сотрудников и четко определенной структуры подразделений и отделов, эффективность работы может оставаться низкой, и чем крупнее становится организация, тем ниже эффективность ее работы. Причин такой ситуации может быть множество, но, как правило, возникновение подобной проблемы связано с тем, что рост организации приводит к увеличению документооборота между ее подразделениями. Часто документы теряются, возрастает время обработки запросов и выполнения поставленных заданий. Руководителю в таких условиях крайне сложно контролировать и координировать работу своих сотрудников.

Одной из базовых функций информационной системы организации любого масштаба является обеспечение эффективного обмена информацией как внутри организации, так и за ее пределами. Создание системы электронного документооборота предприятия или организации обеспечивает поддержку централизованной службы управления, работы с электронными формами документов, хранения коллективно используемой информации и документов.

В отличие от традиционных приложений, функции систем управления документооборотом в организации не всегда в достаточной степени формализуемы, подчас включают в себя необходимость совместного использования традиционных "бумажных" технологий работы с документами и новых компьютерных технологий. К тому же задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, документооборот тесно интегрирован с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации.

В то же время, сам термин "документооборот" сегодня не имеет четкого определения в компьютерной индустрии. Сегодня не существует четко определенного стандарта или представления о том, каким образом должна быть организована корпоративная система управления документами. Современный рынок программного обеспечения предлагает огромное количество продуктов, в той или иной степени решающих задачу управления документами.

Можно выделить следующие классы программных продуктов, традиционно относимых к системам документооборота. Это так называемые DMS (Document Management Systems ) - в отечественной прессе данная группа продуктов называется «Архивы документов», и системы маршрутизации документов (DocFlow – системы), картотеки документов, и системы автоматизации бизнес-процессов (WorkFlow ).

Система электронного документооборота существенно сокращает ресурсы, затрачиваемые служащими на переговоры, совещания, пересылку документов.

Система электронного документооборота любой достаточно крупной организации обычно организуется с помощью клент-серверных приложений (например, серверного Microsoft Exchange Server и клиентского Microsoft Outlook ). Такая система должна осуществлять:

  • пересылку электронных документов между должностными лицами различных подразделений с использованием локальной вычислительной сети,
  • временное хранение пересылаемых документов до первого входа получателя в систему,
  • возможность личной переписки должностных лиц,
  • отправку и прием сообщений за пределы организации через Internet ,
  • подтверждение доставки и прочтения получателем сообщения или документа,
  • организовывать удобную для пользования электронную адресную книгу,
  • обеспечивать планирование и управление личным временем,
  • организовывать проведение собраний с согласованием времени со всеми участниками работу над коллективным проектом,
  • использовать общие папки для организации доски объявлений по тематике, электронные телеконференции, проводить голосования,

С каждым днем возрастает объем сведений, которые современная компания должна анализировать для поддержания своей конкурентоспособности. Типичные пользователи работают в состоянии постоянной информационной перегрузки. Internet и электронная почта облегчили получение любой существующей информации. Часто работникам уже не нужно больше данных. Им необходимо решение для управления, анализа и совместного использования информации. Именно для решения этих задач и был разработан Microsoft Outlook 2000 (далее просто Outlook ).