Сейчас на сайте
Сейчас на сайте 0 пользователей и 0 гостей.

Общие сведения об OUTLOOK

Важным шагом на пути решения задачи унифицированного доступа к разнородной информации и ее коллективной обработки стало появление Outlook , который стал для сотрудников многих организаций универсальным инструментом для доступа к корпоративной информации.

Программа Outlook создана для облегчения повседневной деятельности в области офисного делопроизводства. Программа содержит развитые средства для обмена информацией как в локальной сети, так и через Internet. Одновременно с этим она представляет средства для организации работы с личной и служебной информацией.

В основу Outlook положена концепция универсального Inbox . Основная идея данной концепции - обеспечить единое средство доступа ко всем работам, которые должен выполнять пользователь. При этом работы могут поступать из различных источников, предоставляя пользователю различный интерфейс в зависимости от типа поступающей задачи. Программа Outlook может служить основой для создания клиентских приложений систем управления документами.

Outlook это интегрированный настольный информационный менеджер, основанный на продуктах Microsoft Exchange Client (клиент электронной почты) и Microsoft Schedule + (персональный менеджер расписаний). Outlook является прило

Outlook это:

  • приложение Microsoft Office , использующее возможности интерфейса Windows и предназначенное для разностороннего управления информацией;
  • электронный ежедневник, который позволяет выполнять все действия по планированию своего рабочего дня и обмену информацией;
  • офисная система совместной работы с сообщениями, которая облегчает организацию информации на рабочем столе и обеспечивает доступ к ней;
  • средство связи с другими пользователями.

Одним из самых важных достоинств Outlook является его универсальность - он может применяться как в качестве автономного клиента электронной почты, так и в качестве мощного инструмента, обеспечивающего работу целой организации. Outlook предлагает новые способы сотрудничества и совместного использования информации через Internet . Предприятия могут использовать Outlook и Microsoft Exchange Server для разработки и развертывания широкого спектра систем совместной работы - от средств управления контактными данными для рабочих групп до приложений по организации документооборота и контроля в масштабах целого предприятия, ведения личных расписаний, планирования мероприятий и учета контактов

Outlook объединяет следующие функции электронного документооборота:

  • электронная почта;
  • персональный календарь;
  • групповое планирование;
  • персональная информация - книга контактов и список заданий;
  • журнал планируемых и выполненных действий;
  • просмотр и совместное использование документов, файлов и общих папок Exchange ;
  • приложения коллективной работы.

В качестве информационного объекта, хранящегося в папках, могут выступать обычные файлы документов или более сложные объекты - электронные формы Outlook . Во втором случае в качестве полей для построения представлений могут выступать свойства документов, в том числе и пользовательские свойства, и поля электронных форм. По данным полям могут не только создаваться представления, но и строиться пользовательские фильтры. Их можно использовать для поиска объектов в папках, а также использовать для описания правил автоматической обработки документов в папках.

Outlook позволяет:

  • в процессе установки автоматически определять большинство параметров настройки, соответствующих текущей конфигурации и по возможности сохранять их. Автоматически подключаются существующие адресные книги и личные папки
  • поддерживать протоколы SMTP, POP3, IMAP4, протокол NNTP, предназначенный для доступа к серверам новостей, протокол LDAP для доступа к каталогам контактов, уведомлений о передаче или прочтении сообщений. Кроме того, поддерживаются стандарты vCard (для обмена контактной информацией), iCalendar / vCalendar (для публикации личных расписаний в Internet ) и Dynamic HTML (для использования представлений папок в виде динамических Web-страниц). Также поддерживаются зоны безопасности Internet Explorer 4, что позволяет обеспечить безопасную обработку сообщений, содержащих вложения и элементы управления. Благодаря этому пользователи могут отправлять и получать документы в формате HTML, обмениваться визитными карточками в стандарте vCard , обращаться к каталогам контактов по протоколу LDAP, публиковать личное расписание на серверах Internet .
  • получать, отправлять и обрабатывать сообщения электронной почты, что обеспечивает своевременную и надежную передачу информации;
  • осуществлять предварительный просмотр сообщений электронной почты. Выводятся первые три строчки почтового сообщения для того, чтобы пользователи могли быстро оценить степень его важности
  • в рамках виртуального предприятия обеспечивать совместную работу через Internet и Microsoft Exchange Server .
  • вести Дневник , в который можно заносить все свои действия, включить автоматическую регистрацию работы с документами Word , Excel и др.
  • использовать встроенный в программу Календарь , который позволяет планировать свои будущие действия, встречи и собрания (конференции), просматривать расписание работы других сотрудников;
  • вести список Задач , которые необходимо выполнить. Руководитель может создавать задачи для своих подчиненных, при этом программа будет автоматически отслеживать их выполнение, обрабатывая рапорты исполнителей
  • вести список Контактов;
  • отмечать контакты к исполнению . Например, можно пометить контакт, которому требуется позвонить, и указать дату и время, когда Outlook должен выдать напоминание;
  • производить автоматическое распознавание даты. Текстовое описание даты (например "третий четверг апреля") автоматически изменяется в календарную дату (то есть "девятнадцатое апреля 2001");
  • производить автоматическую проверку имен. Набранный адрес почтового сообщения в адресной книге проверяется. В случае ошибки неправильные имена подчеркиваются волнистой красной линией. Данная функция существенно уменьшает число ошибок в адресном поле и позволяет убедиться, что сообщения направляются правильному адресату;
  • обеспечивать автоматическое создание любых Outlook- объектов ( почты, заданий, контактов, встреч, заметок) . Программа имеет возможность автоматической конвертации Outlook-объекта одного типа в другой, что избавляет пользователя от повторного набора одной и той же информации. Например, если перетащить мышью почтовое сообщение и опустить его на значок Менеджера Заданий, то произойдет конвертация почтового сообщение в задание;
  • автоматическое ведение журнала для фиксирования все действий (писем, телефонных звонков, документов, встреч), связанных с определенными людьми, организациями или проектами;
  • оставлять для себя заметки в виде ярких и заметных сообщений на экране;
  • работать с общими папками организации;
  • с помощью дизайнера форм разрабатывать в интерактивном режиме электронные формы (например, механизм карточек документов в архиве). При этом поля форм могут использоваться для построения представлений папок и поиска информации в папках
  • с помощью специальных средств поиска осуществлять поиск сообщений, встреч, контактов и задач. Результаты поиска могут сортироваться, группироваться, имеется возможность изменять их представление.
  • осуществлять доступ к элементам, хранящимся в личных папках, папках на сервере Microsoft Exchange , а также к документам, расположенным на локальных и сетевых дисках;
  • поддерживать язык Visual Basic Script , совместимый с Visual Basic for Application.