Обмен информацией с помощью папок

При работе в локальной сети в Outlook могут создаваться специальные общедоступные папки, которые юзеры могут использовать для обмена информацией – занося в нее свои заметки или ответы на заметки от других лиц.

Составить записку в своей почтовой или общей папке можно по алгоритму:

1. Открыть личную или общую почтовую папку, в которую отправляется записка
2. При открытии:
   • общей папки щелкнуть по кнопке на стандартной панели инструментов «Создать записку в папке»
   • для общей папки и папок E-mail («Входящие», «Исходящие»,»Черновики», «Отправленные») можно использовать комбинацию клавиши CTRL + SHIFT + S
   • для этих же папок можно использовать стрелку рядом с кнопкой «Создать» на стандартной панели инструментов и выполнить команду «Записку в папке» в открывшемся подменю
3. В открывшемся окне для сообщений в текстовое поле «Тема» ввести тему записки
4. В поле для записей ввести тест записки
5. Щелкнуть по кнопке «Поместить в папку» на стандартной панели инструментов. Сообщение будет помещено в папку и отмечено специальным ярлыком

Для ответа на записку необходимо дважды щелкнуть по ярлыку файла записки и в открывшемся окне обсуждения следует ввести текст ответа.

Пользователь может копировать файлы из других приложений Windows в сообщения Outlook перетаскиванием и с помощью команды ВСТАВКА/ФАЙЛ.

Алгоритм перетаскивания:

1. В папке Outlook «Другие ярлыки» открыть папку «Мой компьютер»
2. Найти требуемый файл с помощью дерева файлов и выделить его
3. Вернуться на панель Outlook и открыть группу, содержащую целевую папку
4. Перетащить выделенный файл в нужную папку Outlook на панели Outlook и отпустить кнопку мыши после того, как появится значок «плюс». Outlook автоматически создаст элемент того типа, для которого предназначена выбранная папка
5. Внести нужные изменения в окне элемента
6. Для всех элементов, кроме E-mail, щелкнуть по кнопке «Сохранить и закрыть». Для сообщений E-mail необходимо щелкнуть по кнопке «Отправить».

Алгоритм добавления файла в папки Outlook с помощью команды ВСТАВЬ:

1. Открыть папку Outlook в которую нужно поместить файл
2. Создать новый элемент в папке Outlook
3. В окне элемента выполнить команду ВСТАВЬ/ФАЙЛ
4. В диалоговом окне «Вставка файла» найти требуемый файл и выделить его
5. Щелкнуть по стрелке с рядом с кнопкой «Вставка». В зависимости от типа файла способ вставки может быть:
   • тип файла и элемент Outlook выбираются по умолчанию
   • в режиме «Текст» текстовой файл вставляется в виде текста
   • в режиме «Вложение» в элемент Outlook вставляется полная копия файла
   • в режиме «Ярлык» в элемент вставляется указатель на файл-оригинал в виде значка ярлыка. Используется в том случае, если адресат данного сообщения имеет доступ к данному компьютеру, диску и папке с исходным файлом
6. Щелкнуть по кнопке ОК
7. Заполнить поля в окне элемента требуемыми сведениями
8. Сохранить элемент и закрыть папку

Элемент любой папки можно отправить по E-mail , для этого следует выполнить действия по алгоритму:

• Открыть папку и выделить элемент для отправки
• Выполнить команду ДЕЙСТВИЯ/ПЕРЕСЛАТЬ
• Заполнить требуемые поля и ввести текст сопроводительного письма для вложенного элемента
• Щелкнуть по кнопке «Отправить»