Сейчас на сайте
Сейчас на сайте 0 пользователей и 0 гостей.

Обмен информацией с помощью папок

При работе в локальной сети в Outlook могут создаваться специальные общедоступные папки, которые юзеры могут использовать для обмена информацией – занося в нее свои заметки или ответы на заметки от других лиц.

Составить записку в своей почтовой или общей папке можно по алгоритму:

  1. Открыть личную или общую почтовую папку, в которую отправляется записка
  2. При открытии:
    • общей папки щелкнуть по кнопке на стандартной панели инструментов «Создать записку в папке»
    • для общей папки и папок E-mail («Входящие», «Исходящие»,»Черновики», «Отправленные») можно использовать комбинацию клавиши CTRL + SHIFT + S
    • для этих же папок можно использовать стрелку рядом с кнопкой «Создать» на стандартной панели инструментов и выполнить команду «Записку в папке» в открывшемся подменю
  3. В открывшемся окне для сообщений в текстовое поле «Тема» ввести тему записки
  4. В поле для записей ввести тест записки
  5. Щелкнуть по кнопке «Поместить в папку» на стандартной панели инструментов. Сообщение будет помещено в папку и отмечено специальным ярлыком

Для ответа на записку необходимо дважды щелкнуть по ярлыку файла записки и в открывшемся окне обсуждения следует ввести текст ответа.

Пользователь может копировать файлы из других приложений Windows в сообщения Outlook перетаскиванием и с помощью команды ВСТАВКА/ФАЙЛ.

Алгоритм перетаскивания:

  1. В папке Outlook «Другие ярлыки» открыть папку «Мой компьютер»
  2. Найти требуемый файл с помощью дерева файлов и выделить его
  3. Вернуться на панель Outlook и открыть группу, содержащую целевую папку
  4. Перетащить выделенный файл в нужную папку Outlook на панели Outlook и отпустить кнопку мыши после того, как появится значок «плюс». Outlook автоматически создаст элемент того типа, для которого предназначена выбранная папка
  5. Внести нужные изменения в окне элемента
  6. Для всех элементов, кроме E-mail, щелкнуть по кнопке «Сохранить и закрыть». Для сообщений E-mail необходимо щелкнуть по кнопке «Отправить».

Алгоритм добавления файла в папки Outlook с помощью команды ВСТАВЬ:

  1. Открыть папку Outlook в которую нужно поместить файл
  2. Создать новый элемент в папке Outlook
  3. В окне элемента выполнить команду ВСТАВЬ/ФАЙЛ
  4. В диалоговом окне «Вставка файла» найти требуемый файл и выделить его
  5. Щелкнуть по стрелке с рядом с кнопкой «Вставка». В зависимости от типа файла способ вставки может быть:
    • тип файла и элемент Outlook выбираются по умолчанию
    • в режиме «Текст» текстовой файл вставляется в виде текста
    • в режиме «Вложение» в элемент Outlook вставляется полная копия файла
    • в режиме «Ярлык» в элемент вставляется указатель на файл-оригинал в виде значка ярлыка. Используется в том случае, если адресат данного сообщения имеет доступ к данному компьютеру, диску и папке с исходным файлом
  6. Щелкнуть по кнопке ОК
  7. Заполнить поля в окне элемента требуемыми сведениями
  8. Сохранить элемент и закрыть папку

Элемент любой папки можно отправить по E-mail , для этого следует выполнить действия по алгоритму:

  • Открыть папку и выделить элемент для отправки
  • Выполнить команду ДЕЙСТВИЯ/ПЕРЕСЛАТЬ
  • Заполнить требуемые поля и ввести текст сопроводительного письма для вложенного элемента
  • Щелкнуть по кнопке «Отправить»