Сейчас на сайте
Сейчас на сайте 0 пользователей и 0 гостей.

Средства обработки бумажных документов

Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных ИТ, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции построения КИС, следует обратить внимание на актуальную на сегодняшний день проблему совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.

Современные системы управления документами - СУД

Практически все современные СУД, хранящие документы, предоставляют те или иные функции по обработке бумажных документов. Обычно они реализуются с помощью специального модуля, который позволяет автоматизировать сканирование и сохранение образов многостраничных документов, а также их распознавание и аннотирование. Последняя функция, в частности, дает возможность наносить на дополнительные слои произвольные пометки, сохраняя при этом первооснову.

При использовании специальных аппаратных средств (например, высокопроизводительных сканеров с поддержкой коррекции изображений и удаления искажений, дополнительных плат постобработки, фильтрации изображений) такой модуль позволяет создать линию массового (промышленного) ввода документов. Применение подобных комплексов обеспечивает не только высокую скорость преобразования данных, но и экономит место на носителях информации, благодаря более компактному представлению данных (за счет увеличения качества изображений и более мощных алгоритмов сжатия).

Важно, что часть участвующих в документообороте бумаг (кроме тех, что предназначены для внешнего использования или для отчетности в государственные органы) может быть уже сегодня переведена в электронную форму и именно в таком виде визироваться, согласовываться и утверждаться. В результате появляется возможность реализовать смешанный электронно-бумажный документооборот с необходимым заказчику соотношением бумажных и безбумажных технологий.

Учитывая сравнительно большой объем документов, представленных в графическом виде, техническое обеспечение КИС должно поддерживать использование носителей информации с низкой удельной стоимостью хранения (CD-ROM, CD-RW, магнитооптические диски и библиотеки, стримеры), которые позволяют создавать сравнительно дешевые электронные архивы объемами до нескольких терабайт. Очевидно, что наиболее оптимальным модулем для выполнения функций интеграции с подобными хранилищами следует рассматривать СУД. Именно при разработке КИС желательно выбирать СУД, которая поддерживает иерархическое многоуровневое (в смысле использования различных классов носителей) хранение документов. Например, оперативный архив документов может храниться на быстрых дисковых массивах сервера, обширные справочные материалы в магнитооптической библиотеке, а архив документации за прошлые годы — на CD-ROM.