Текстовые данные в Excel применяются для описания цифровых значений, используемых в вычислениях. Текстовые данные не могут иметь в длину более 1024 символа для каждой ячейки. При отображении текстовых данных, длина которых превышает видимый размер ячейки, возможны две ситуации:
Для отображения текста полностью ширина ячейки может быть изменена:
Высота строки рабочих листов может быть изменена аналогичным способом. Для автоматической установки ширины необходимо дважды щелкнуть по нижнему краю поля заголовка строки. Форматирование текста производится с помощью панели инструментов Форматирование и по через меню Формат – Ячейки - вкладка Шрифт . Здесь устанавливается гарнитура, начертание, размер шрифта. На вкладке Выравнивание можно установить направление размещения текста в ячейке. В случае, когда текст нужно разместить в две (три строки) здесь же нужно установить флажок Перенос по словам. При включенном флажке Автоподбор ширины текст отображается таким образом, чтобы весь текст помещался в ячейке. Размер шрифта при этом не изменяется. Для размещения текста в одной широкой (на несколько столбцов) ячейке, нужно включить флажок Объединить ячейки. Для упрощения процедуры ввода текстовых значений Excel позволяет использовать процедуры АВТОЗАВЕРШЕНИЕ и ВЫБОР из списка. "Автозавершение". Назначение процедуры - при вводе текстовых данных в ячейку Excel анализирует все имеющиеся в данном столбце значения. Если подобное значение будет найдено, то Excel автоматически дополнит введенные символы до этого значения. Пользователь сам определяет, устраивает ли его предложенное завершение строки и в этом случае нажимает клавишу «ЕNTER», или продолжает ввод требуемого текста. Эта процедура включается и выключается соответствующим флажком в меню Сервис – Параметры – вкладка Правка. «Выбор из списка». Для ее вызова необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по требуемой ячейке, и в появившемся списке всех текстовых значений, применявшихся в данном столбце, выбрать необходимое. Процедура «Автозаполнение» применяется для рядов с текстовыми или числовыми данными. Для текста работает следующим образом. В ячейку вводится определенное слово, например, день недели (понедельник) или название месяца (январь), завершается ввод нажатием клавиши Enter . Указатель мыши устанавливается на маленький квадрат в правом нижнем углу ячейки – так называемый маркер заполнения. При этом указатель мыши принимает вид крестика. Протянув при нажатой левой кнопке мыши указатель в нужном направлении, заполним эти ячейки значениями из ранее созданного списка. В примере с днем недели это будут слова вторник, среда, четверг и т.д. При протягивании вниз и вправо эти значения увеличиваются, вверх и влево – уменьшаются. Для выбора типа ряда во время перетаскивания маркера заполнения удерживайте нажатой правую кнопку мыши. Затем освободите ее и выберите соответствующую команду в контекстном меню. Например, если начальное значение – дата «янв-96», то для ряда «фев-96», «мар-96», ... выберите команду Заполнить по месяцам. Для ряда «янв-96», «янв-97»... выберите команду Заполнить по годам. Если предварительно выделен диапазон ячеек, ввод будет осуществлять только в эти ячейки. В случае выделения нескольких листов РК, ввод в ячейку одного из листов автоматически повторяется на других листах РК. Ячейки – не единственное место, где может храниться информация. Excel позволяет создавать примечания к ячейкам, которые позволяют снабдить любые ячейки пояснительной информацией. Для создания примечания к конкретной ячейке нужно:
Для обозначения ячейки, содержащей примечания, Excel размещает в верхнем правом углу красный треугольник. Чтобы прочитать примечание необходимо подвести курсор к этой ячейке и Excel выведет на экран окно с текстом примечания. По команде Вид - Примечание можно просмотреть и обработать все существующие примечания к ячейкам данного рабочего листа. |