Сейчас на сайте
Сейчас на сайте 0 пользователей и 0 гостей.

Сводная таблица

Инструмент Сводная таблица является мощным и удобным средством анализа и трансформации данных. С его помощью можно сделать практически любой "разрез" таблицы, получить итоги по любым данным. Сводная таблица во многом объединяет возможности других инструментов, таких как Итоги, Фильтр, Консолидация . В сводной таблице можно произвольным образом изменить структуру исходных данных, располагая заголовки строк и столбцов удобным образом, а также получить все необходимые промежуточные итоги и сортировки.

Организацию сводной таблицы иллюстрирует рисунок.

Организация сводной таблицы

Пользователь может расположить свои данные по любой из трех осей воображаемого куба. Видимые данные должны находится на оси столбцов и оси строк. Данные, не представленные сейчас, но доступные в любой момент для включения в сводную таблицу, располагаются по оси страниц. Положение всех элементов сводной таблицы пользователь в процессе анализа может изменять, располагая их по осям в желаемом порядке.

Для формирования сводных таблиц Excel предлагает Мастера сводных таблиц , который позволяет за четыре шага в наглядной форме сформировать нужную сводку. В дальнейшем ее можно трансформировать.

Шаг 1 Определение источника данных . В качестве источника данных можно указать собственную таблицу или базу данных Excel, внешнюю базу данных, или другую сводную таблицу.

Шаг 2 – Определение диапазона данных . В поле Диапазон следует ввести вручную или указать мышкой диапазон данных. По умолчанию, если возможно, Excel сам определяет исходный блок и обводит его бегущим пунктиром. Для этого курсор должен находиться в нужной области. В случае, если исходные данные находятся в других файлах, следует открыть их с помощью кнопки Обзор .

Шаг 3 – Определение структуры сводной таблицы. В правой части окна отображены кнопки-названия всех полей, участвующих в сводке, которые можно с помощью мыши перетаскивать в свободные области структуры документа. В области Столбец и Строка переносятся поля, сведения о которых будут находиться на соответствующих осях формируемой таблицы. Здесь важен относительный порядок расположения осей. Предыдущее поле (левее или выше) является старшим по отношению к следующему (правее или ниже). Это означает, что одному значению первого поля будут соответствовать все значения второго. Двойной щелчок по кнопке поля вызывает окно дополнительной настройки параметров его отображения и вычислений. В области Данные будут отображаться собственно данные, чаще всего – суммы. Чтобы выполнить другие вычисления – двойным щелчком по кнопке соответствующего поля вызовите окно настройки.

Шаг 4 – Определение местоположения сводной таблицы. Следует указать, где именно будет отображена сводная таблица, и если на существующем листе – то ввести адрес начальной ячейки.

Кнопка Параметры позволяет осуществить установку сложных параметров форматирования, структуры, управления памятью и параметров работы с внешними данными для сводной таблицы.

Окончание работы с матером – нажать кнопку Готово .

В результате появится таблица, в содержательной части которой (в области Данные ), показаны суммы вычислений. По всем данным получены промежуточные итоги. Некоторые поля затемнены. Щелчок по таким полям вызывает диалоговое окно, позволяющее выполнить дополнительную настройку полей сводной таблицы, добавить или исключить некоторые поля из области строк, столбцов или данных.

Сводная таблица является не просто отображением данных, но управляемым объектом. В этом легко убедиться, дважды щелкнув по любой из ячеек сводной таблицы – сразу последует какая-то реакция Excel.

Манипулирование данными возможно как непосредственно в таблице мышью (перетягивая имена полей в другую область), так и с помощью меню Данные, контекстного меню или панели инструментов Сводные таблицы. На этой панели кнопка Показать детали вызывает окно с перечнем полей, где можно выбрать одно поле, для которого нужно показать все данные. Кнопка Скрыть детали сворачивает детали. Кнопка Обновить поля обновляет содержимое сводной таблицы, если были изменены данные в исходной таблице. Кнопка Поле сводной таблицы открывает окно, где можно указать виды итогов, которые желает получить пользователь (сумма, количество, максимум и т.п.), а также уточнить внешний вид сводной таблицы.

Все кнопки-поля можно переносить с помощью мыши в любое место сводной таблицы, в том числе и менять местами. При переносе полей с помощью мыши курсор принимает специальную форму, указывающую, куда именно происходит перенос полей – в область строк, столбцов, данных или страниц. Таким образом можно и удалить поле – нужно его отбуксировать в любое место вне пределов сводной таблицы (кроме пространства над таблицей). При перемещении поля выше таблицы его можно поместить в любое место над таблицей, даже если она начинается с первой строки, - поле займет место на две строки выше таблицы, потеснив ее вниз.

Сводная таблица располагает средствами предъявления данных в любом интересующем разрезе. Так, если дважды щелкнуть на любой числовой ячейке, Excel создаст новый рабочий лист и сформирует в нем частную таблицу, отображающую данные, следствием которых стало это число.

Изменение данных в исходной таблице не влечет автоматического перерасчета сводки, для этого нужно выбрать пункт Обновить данные из контекстного меню или панели.

Изменение вида или структуры сводной таблицы не требует запуска мастера сводных таблиц с самого начала. Модификация может быть выполнена в уже созданной таблице.