Поиск данных, удовлетворяющих определенному условию

Команды подменю Фильтр меню Данные предоставляют широкие возможности по отбору нужных данных путем задания условий в разнообразных комбинациях. Команда Автофильтр вводит инструменты фильтрации прямо в имеющийся набор данных, позволяя устанавливать фильтр и убирать его, тем самым отображая все или только отфильтрованные записи.

При выборе этого пункта слева от него появляется флажок-отметка, а в заголовке каждого столбца появится кнопка раскрывающегося списка, которая содержит перечень всех имеющихся значений поля. В большой таблице их может оказаться сотни значений, что затрудняет поиск нужного элемента. Ускорить этот процесс можно нажав клавишу с первой буквой нужного слова, при этом меню перемещается на первую строку с указанной буквой.

Если был установлен какой-нибудь фильтр, кнопка списка становится синего цвета.

Среди значений списка присутствуют несколько обязательных полей, заключенных в скобки:

• (Все) – предъявляются все данные (фильтр по данному полю отменяется);

• (Первые 10) – выбирается подмножество (по умолчанию10 элементов) наибольших/наименьших данных;

• (Условия...) – вызываются средства задания сложного фильтра с использованием заданных пользователем условий. При задании ключа фильтрации могут использоваться символы шаблона * и ? . Ограниченность пользовательского автофильтра – это невозможность задания более двух условий на одну колонку одновременно и слабая возможность комбинировать сложные условия для разных колонок;

• (Пустые) – выбираются строки, не содержащие данных в колонке;

• (Непустые) – выбираются только непустые строки в колонке.

Последние два пункта появляются в списке, если в колонке имеются незаполненные поля.

Команда Расширенный фильтр позволяет скопировать выбранные на основе заданного фильтра данные на другой лист или в другой диапазон и там с ним работать, оставив основные данные без изменения. Эта команда дает возможность задать сложный критерий отбора данных непосредственно в ячейках рабочего листа без ограничения условий. Для работы необходимо точное название заголовков колонок (лучше создать их копированием), а под ними собственно условия фильтрации. Условия, расположенные в одной строке, объединяются в фильтре логической функцией И , расположенные на отдельных строках – функцией ИЛИ . Допускается соединение условий И и ИЛИ в одном фильтре. При желании можно заблокировать повторение строк с одинаковым значением ключа (флажок Только уникальные записи). Это может оказаться полезным, если нужно построить список чего-либо, например, список сотрудников.

Отмена действия любого фильтра осуществляется выбором пункта меню Данные – Фильтр – Отобразить все .